행정기관과 공공기관 문서의 전자화에 관한 공법적 검토

김현철

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자료유형: 학술저널

저자정보: 김현철 (정보통신산업진흥원)

저널정보: 한국비교공법학회 공법학연구 공법학연구 제14권 제4호

발행연도: 2013.11

수록면: 305 - 329 (25page)

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행정기관과 공공기관의 문서작성, 발송, 접수, 보관, 보존 및 활용은 원칙적으로 전자문서로 하게 되어있다. 그러나 실무에서는 종이에 의한 민원서류와 행정서류가 상당수를 차지하고 있는 것이 현실이다. 행정기관과 민원인의 종이문서 제출ㆍ관리에 소요되는 비용과 부담을 감소시키기 위하여 지속적인 법령개정이 있어 왔지만 아직도 일반 국민들이 체감하기에는 부족하다. 종이문서에 의해 진행되어 왔던 민원처리와 행정관리업무의 관행과 인식 그리고 제도는 곳곳에 남아 있다. 전체 민원서류 발급 가운데에서 주민등록등?초본, 자동차등록원부 등?초본, 가족관계증명서, 인감증명서, 토지대장 발급 등이 과반수를 차지할 정도로 공공과 민간분야에서 각종 민원서류가 과다하게 요구되고 있다. 공공기관은 법률상의 고유 업무 또는 정부의 위탁업무를 수행하는 과정에서 계속적?반복적 유형의 문서가 대량으로 발생하고 있다. 각종 신청서, 증명서 등 공공기관은 민원업무에 있어 많은 종이문서를 접수·생산·보관하고 있다. 최근 공공기관의 지방이전이 진행되고 있는데 보유하고 있는 종이문서의 처리가 문제될 것이다. 공공기관 이전에 따라 기존에 보관하고 있던 종이문서의 분류, 폐기, 이송에 따른 비용 부담과 훼손, 분실 등 관리 부담 및 종이문서 관리 부실로 인한 개인정보유출의 위험이 예상된다.
본고에서는 이러한 행정기관과 공공기관 문서 전자화의 문제점을 바탕으로 그 대안을 논하였다. 먼저 전자문서의 입법체계를 검토하였다. 전자적으로 변해가는 환경변화에 따른 공공과 민간분야에 적용되는 관련 입법의 대응을 분석하고, 전자정부의 종이문서 감축노력과 그 한계를 살펴보았다. 행정기관과 공공기관 문서 전자화를 위해 2가지 개선방안이 검토될 필요가 있다. 첫째 온라인으로 발급되어 출력하는 민원서류를 전자문서로 대체하는 것이다. 보안성 강화를 위해 민원인이 제출하는 구비서류, 공무원이 민원처리 결과물로 발급하는 전자문서를 저장·열람할 수 있는 정부전자문서보관소를 설치하면 더욱 바람직하다. 이렇게 되면 공무원뿐만 아니라 민원신청 당사자 또는 제3자가 온라인상에서 일정기간 구비서류 및 발급문서를 열람·활용하는 것도 가능하다. 둘째 공공기관 지방이전에 따른 개인정보 유출 등 문서관리의 문제점을 극복하기 위하여 종이문서를 폐기하고 전자화하는 방안이다. 공공기관이 보유하고 있는 종이문서 가운데 문서 그 자체의 보존가치가 낮고 계속적?반복적으로 발생하는 문서는 폐기하고 전자화하여 그 문서에 기록된 정보만을 효율적으로 활용할 수 있어야 한다. 종이문서를 전자화하여 전자문서만 보관하면 종이문서관리의 부담이 줄어들 것이다. 이 경우 정부가 지정한 공인전자문서센터에 보관하면 현재의 종이문서 관리의 문제들이 개선될 것이다.

Writing, forwarding, submission, archive, maintenance and reference services are supposed to be processed in electronic documents in principle in administrative agencies and public organizations. however, considerable amounts of paperworks are being handled as ever. It seems not enough for general public to feel the change despite continuous legislation in an attempt to reduce the costs and burden required for the management of paper documents. The recognition and system of paperwork practices regarding civil affairs or administrative management are found in several places. Documents are excessively required from front-line administrative offices for job application, bank loan application, communication devices nominal transfer, real estate transactions, vehicle trading or insurance compensation confirmation purposes. Public agencies are requesting continuous and repetitive types of documents in large quantities in the process of performing either their own business or trust business. Public organizations are accepting, producing and keeping a lot of paper documents for civil services. According to recent relocation of public organizations, the transfer of paper documents are expected to become troublesome.
Two sorts of improvements might be reviewed for electronic documentation in administrative and public offices. First, online certificates shall be issued in an electronic file format without being printed out. It is advised to install the storage for archive & reference services of electronic documents by the government such as civil affairs electronic documents submitted for security confirmation or issued by officials, which enables civil services applicants or 3rd parties as well as the concerned official to read or utilize the documents online for a certain period of time. Second, it is recommended to convert the documents held by public organizations, less than 10 years with low preservation value, into electronic file and keep in the government electronic documents center. When the chief of public organization initiates to convert documents into electronic format and store in government-designated Certified e-Document Authority, it will reduce the burden of paper documents management.

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참고문헌 (20)

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1. [학술지(정기간행물)] - 곽건홍 / 2006 / 한국 국가기록 관리 체제 ‘혁신’의 성격 - 기록관리법 개정안 분석을 중심으로 / 기록학연구 (13) : 3 ~ 40

2. [학위논문] - 김대성 / 2004 / 행정정보의 공동이용에 따른 법적과제에 관한 연구 : 개인정보보호를 중심으로 / 석사 / 한양대학교 대학원

3. [학술지(정기간행물)] - 김유승 / 2008 / 『공공기록물 관리에 관한 법률』의 제정 의의와 개선방안 - 국가기록원의 위상과 국민의 알권리를 중심으로 - / 한국기록관리학회지 8 (1) : 5 ~ 25

4. [학술지(정기간행물)] - 김일환 / 2004 / 행정정보의 공공이용으로부터 정보자기결정권의 보호에 관한헌법상 고찰 / 공법연구 32 (4) : 113 ~ 136

6. [학술지(정기간행물)] - 문신용 / 2009 / 전자민원서비스 업무과정의 개선에 대한 소고 / 사회과학연구 26

이 논문의 저자 정보

김현철

소속기관 정보통신산업진흥원

주요연구분야 사회과학 > 법학 사회과학 > 행정학

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