알림을 활용한 비즈니스 모니터링시스템 구현 사례연구

Q: 이 논문에서 정의한 모니터링시스템이란 무엇인가?

모니터링시스템은 담당자가 처리할 일의 인식부터 완료되는 순간까지를 프로세스로 정의하고, 이 프로세스의 운영 상태를 감사하며, 문제가 발생한 프로세스를 조직 구성에 맞게 계층적으로 인식할 수 있도록 구현된 시스템이다. 이는 타이머를 이용해 프로세스 시작을 감시하고 메시지를 제공하여 감사 업무를 단순화한다.

Q: 모니터링시스템 도입이 기업의 업무 프로세스에 어떤 긍정적인 영향을 미치는가?

연구 결과, 모니터링시스템은 프로세스 상태를 책임과 권한에 따라 등급 구분하여 모니터링 업무를 자동화하고, 시간 제약 없이 모든 프로세스를 감사할 수 있게 한다. 또한, 문제 발생 전 담당자가 이를 인식하게 하여 문제 발생 확률을 낮추고, 관리자의 신속한 개입을 가능하게 하여 업무 처리 속도를 향상시킨다.

박도명; 김두환; 최형림

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자료유형: 학술저널

저자정보: 박도명 (동아대학교) 김두환 (동아대학교) 최형림 (동아대학교)

저널정보: 대한경영학회 대한경영학회지 대한경영학회지 제34권 제5호

발행연도: 2021.5

수록면: 755 - 774 (20page)

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무한 경쟁과 세계적인 불황으로 많은 기업이 핵심역량을 강화하기 위한 노력을 시도하고 있다. 특히 제조기업들은 ERP, MES와 같은 정보시스템 도입하여 영업, 생산, 자재, 품질 등 핵심역량을 강화하고 있다. 하지만 ERP와 같은 정보시스템을 도입하더라도 담당자가 프로세스상에서 발생하는 문제를 인지하고 대처할 수 있어야 효율적으로 사용할 수 있다. 담당자의 업무의 과중으로 문제 인식 및 보고가 빠지면 기업은 큰 손실을 보게 되며, 수습하기가 힘들어진다.
따라서 본 연구에서는 관 연결구를 제조하는 회사를 대상으로 문제가 발생한 프로세스를 조직의 구성에 맞게 계층적으로 인식할 수 있는 모니터링시스템을 구현하였다. 문제가 생겼거나 생길 우려가 있는 프로세스를 사전에 정의하여 담당자 등급에 맞는 메시지를 제공함으로써 업무를 신속하게 처리할 수 있다. 담당자의 등급을 조직의 책임과 권한에 따라 계층적 구조 형태로 구성할 수 있게 하여, 다양한 조직에 적용할 수 있게 하였다.
예상 완료일을 기준으로 후행 계산하여 감사 예정일을 결정하는 선행관리기법은 작업 시작이 늦어지지 않도록 하는 장점이 있다. 선행 프로세스의 완료일로부터 전진 계산하여 감사 일정을 결정하는 후행 관리기법은 오랜 기간 대기한 작업을 알려주어 잊어버리거나 놓치는 일이 없도록 하는 장점이 있다. 그뿐만 아니라 모니터링시스템의 감시에 제한받지 않고 자유롭게 처리할 수 있는 자유시간(Free Time)을 제공하여 저항없이 시스템을 사용할 수 있도록 하였다.
모니터링시스템에 등록된 프로세스는 “최소한의 안전망이 구축되었다.” 할 수 있다. 기업의 경영자는 “항상 문제가 발생할지 모른다,”는 불안에서 해방되어 경영의 피로를 줄일 수 있다. 모니터링시스템이 구성되고 난 후 고위 관리자는 문제 있는 프로세스를 직원의 보고 없이 먼저 인식할 수 있게 되었으며, 문제의 해결 또한 간단한 지침으로 신속하게 해결된다. 기업의 문화가 문제 발생 후 조치에서 사전 점검 및 개선으로 변경되었다.
본 연구를 통해 업무 프로세스가 개선되어 담당자의 업무 피로도가 감소하였으며, 절단 대기일 수가 90일에서 평균 45일로 50% 단축되었다.

Due to the infinite competition and global recession, many companies are trying to strengthen their core competencies. In particular, manufacturing companies are strengthening their core competencies such as sales, production, materials and quality by introducing information systems such as ERP and MES. However even if an information system such as ERP is introduced, it can be used efficiently only when a person in charge is able to recognize and cope with problems that arise in a process. If problem recognition and reporting are omitted due to the heavy workload of the person in charge, the company will suffer a great loss and it will be difficult to deal with.
Therefore, in this study, we implemented a monitoring system that can hierarchically recognize the process in which the problem occurs for companies that manufacture pipe connectors, according to the organization"s composition. It can quickly handle tasks by defining processes that have or are likely to have problems in advance and providing messages that meet the level of the person in charge.
In particular, logical ratings are implemented according to responsibility and authority, making them applicable to various organizations and scalable to a hierarchical structure.
The leading management technique, which determines the audit schedule by calculating backward based on the expected completion date, has the advantage of not delaying the start of the work. The Legging Management technique, which determines the audit schedule by calculating forward based on the completion of the preceding process, has the advantage of informing the beginning of long-term waiting so that there is no forgetting or missing. In addition, it provides free time to work freely without being restricted to the monitoring system, allowing the system to be used without resistance.
In addition, existing audit work designated audits and performed on-time or special audits, but limited audits could be performed due to time constraints. Implementing a monitoring system has the effect of allowing all processes to be audited without time constraints.
The process registered in the monitoring system could be said to have a minimum safety net built. This has great effect on relieving fatigue for companies with anxiety that problems may arise all the time. As a result, managers with higher positions express higher satisfaction.
After implementing the monitoring system, the process allows high-ranking managers to recognize the problematic processor first, and even with simple instructions, all problems are quickly solved. After the above problems occurred, the process of receiving reports and taking action has changed to a culture of checking and improving in advance.
The monitoring system improved the work process, reducing the fatigue of the person in charge, and reducing the waiting days for cutting by 50% from 90 days to an average of 45 days.

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