기록물 건 통제를 위한 기능시소러스 구축 절차 연구 : A시설관리공단의 전자문서를 중심으로 :Procedures for developing a function thesaurus controlling item-level records with emphasis on A facilities management corporation

전구영

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자료유형: 학위논문

저자정보: 전구영 (경남대학교, 慶南大學校)

지도교수: 이종흡

발행연도: 2019

저작권: 경남대학교 논문은 저작권에 의해 보호받습니다.

이용수13

초록· 키워드

본 연구는 기록물 내부이용자가 궁극적으로 검색하기를 원하는 기록물 계층이 ‘기록물 건’이나 현행 기능분류체계(Business Reference Model) 하에서는 기록물 건을 검색 및 색인하는 것에 어려움이 있다는 문제의식에서 출발했다. 기능분류체계를 보완하기 위해 본 연구는 기록물 건의 검색어 및 색인어로 사용되는 소재(Topic) 어휘를 갖춘 기능시소러스(Function Thesaurus)를 제안한다.
이를 위해 먼저 기능시소러스의 기록물 건 통제 가능성, 통제의 대상, 현행 단위과제의 불안전성, 기능분류체계와 기능시소러스의 관계 등 주요 개념을 정의하여 기능시소러스의 필요성을 설명했다. 이어서 시소러스 구축 절차를 구축 전 단계와 구축 단계로 나누어 설계, A시설관리공단에 적용함으로써 실무적으로 활용할 수 있는 시소러스 구축 절차 지침을 마련했다.
기능시소러스 구축 절차는 ISO 25964-1(2011) 국제표준과 National Archives of Australia(이하 NAA)의 ‘Strategies for Documenting Government Business: the DIRKS Manual(2018)(이하 DIRKS Manual)’, ‘Overview of Classification Tools for Records Management(2003)’, ‘Developing a Functions Thesaurus - Guidelines for Commonwealth Agencies(2003)’ 지침을 근거로 마련하였으며 유럽연합출판국의 EuroVoc 사례를 참고했다.
DIRKS Manual에 따른 업무활동 분석은 계층적 접근(top-down)과 순차적 접근(bottom-up)이 가능하다. 본 연구는 업무 기능 및 활동 분석 시, 순차적 접근(bottom-up)에 집중하여 처리행위(Transaction)와 실제 생산된 기록물을 근거로 단위과제를 도출했다. 단위과제를 구성하는 소재(Topic)를 도출하는 방법으로 실제 생산된 기록물들의 키워드 빈도수 분석을 실시, 시소러스 설계자가 분석 결과를 검토하여 소재를 최종선정하는 방법을 취했다.
본 연구의 구축 절차에 따라 마련된 기능시소러스는 기능분류체계를 보완하여 좀 더 내부이용자에게 ‘쉬운’ 기록물 분류체계로 사용될 수 있다. 특히 기능시소러스의 최말단 소재(Topic)계층의 어휘가 기록물 건 명에 부여할 색인어와 검색어를 통제 및 제안함으로써 업무담당자의 업무효율성을 증대시킨다. 또한 소재 계층이 그 자체로 단위과제를 기술하는 역할을 함으로써 단위과제를 보다 공고히 할 수 있다.
본 연구는 개별기관의 기록물 분류 도구로서 기능분류체계를 보완할 수 있는 기능시소러스를 설계했다는 점, 순차적 접근(bottom-up) 방식에 따라 처리행위와 실제 생산된 기록물을 근거로 단위과제를 도출하여 기존의 계층적 접근(top-down)에 따른 분류체계를 재정비한 최초의 시도라는 점에서 의의가 있다.

The level of records that Users want to ultimately search is a item-level. But it is difficult to search and index item-level records, Under the current Business Reference Model. This study proposes Function Thesaurus with the Topic term used as a search word and index word for records to complement the current Business Reference Model.
We first define key concepts to explain the need for Function Thesaurus, such as the relationship between the business and the function Thesaurus, controllability of the records through the function Thesaurus, the object of control, instability of the unit task. Then, We developed guidelines By applying it to A Facilities Management Corporation for designing the Function Thesaurus that could be used in practice. Procedures for Developing a Function Thesaurus are described in two phases, pre- design phase and design phase.
procedures for developing Function Thesaurus are based on the ISO 25964-1(2011) standard, ‘Strategies for Documenting Government Business: the DIRKS Manual(2018), ‘Overview of Classification Tools for Records Management(2003)’, and ‘Developing a Functions Thesaurus - Guidelines for Commonwealth Agencies(2003)’. And We referred to the EuroVoc case of the European Union Press.
Analysis of business activities according to the DIRKS Manual is possible with a hierarchical approach (top-down) and a sequential approach (bottom-up). In this study, the Unit Task was derived by applying the sequential (bottom-up) approach based on Transactions and records actually produced.
Keyword frequency analysis of actual produced records was performed to derive topic terms that made up the Unit Task. And The analysis results are reviewed by the Thesaurus designer for the final determination of topic terms.
The Function Thesaurus designed according to the procedure of this study may be used as a “easy” record classification scheme for internal users by supplementing the Business Reference Model. In particular, terms of the "Topic" level of Function Thesaurus increases the efficiency of the person in charge of the task by controlling indexer that will be given to the records and proposing search terms. Topics itself can serve to describe the Unit Task, thereby further consolidating the Unit Task.
This study is meaningful in that it is the first attempt to realign the record classification scheme under the existing hierarchical approach by deriving Unit Tasks based on Transactions and actual produced records under the bottom-up approach.

국문요약
제1장 서론 = 1
제1절 연구 배경 = 1
제2절 선행연구 = 4
제3절 연구방법 및 범위 = 8
제2장 기록물 건 통제를 위한 기능시소러스의 전제 = 10
제1절 현용전자기록물의 기록물 건 계층 통제 = 10
1. 시소러스의 활용 범위 = 10
2. 기록물 제목 통제의 대상 = 12
3. 공문서 제목의 특수성 = 18
제2절 개별기관의 기록물 분류 도구로서의 기능시소러스 = 25
1. 기능분류체계와 단위과제 = 26
2. 기능시소러스의 소재(Topic) = 29
3. 기관의 특성을 고려한 기능 구분 = 34
제3장 기능시소러스 구축 전 단계 = 40
제1절 절차 수립을 위한 표준 및 지침 검토 = 40
1. DIRKS Manual = 40
2. ISO 25964-1 = 43
제2절 예비조사 = 49
1. 조직의 구조와 역할 = 49
2. 법과 규범 = 51
3. 기록관리 현황 = 54
제3절 업무 기능 및 활동 분석 = 56
1. 업무분류체계-기능분류체계-기록물분류기준표 매핑 = 56
2. 순차적 접근방법에 따른 기능 및 활동 분석 = 58
3. 대기능-중기능 도출 = 59
4. 소기능-단위과제 도출 = 61
5. 유사공통기능의 도출 = 67
6. 시설관리공단 업무분석 시 유의점 = 73
제4장 기능시소러스 구축 단계 = 79
제1절 어휘 및 개념 수집 = 79
제2절 어휘 분석 = 82
제3절 입력 = 85
1. 시소러스의 계층 적용 = 87
2. 개념코드(CC) 부여 규칙 생성 = 88
3. 다계층구조 인정 여부 결정 = 89
4. 범위주기(SN) 입력 의무 부여 = 91
제4절 시소러스 완성 및 정렬 = 94
제5장 결론 = 97
참고문헌 = 100
부록 : 소기능-단위과제 분석 시 문서자료 = 104
ABSTRACT = 108

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