일본의 주주총회자료의 전자제공제도와 시사점

권종호

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자료유형: 학술저널

저자정보: 권종호 (건국대학교)

저널정보: 건국대학교 법학연구소 일감법학 일감법학 제57호

발행연도: 2024.4

수록면: 3 - 34 (32page)

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본고는 일본에서 2019년 회사법개정으로 도입한 주주총회자료의 전자제공제도에 관해 검토한 것이다. 동 제도는 주주총회자료를 조기에 제공하여 주주와 회사간의건설적인 대화를 촉진하기 위하여 도입한 것으로서 정관에 정함이 있으면 주주총회자료을 회사 홈페이지의 웹사이트 등에 올리고, 주주에게 그 웹사이트의 주소를 서면으로 통지하는 것으로 주주총회자료가 제공된 것으로 인정하는 제도이다. 종래에는 주주총회자료를 인터넷 등 전자적 방법으로 주주에게 제공하기 위해서는 사전에 주주의 개별 동의가 필요하였으나, 이 개정으로 회사는 주주의 개별 동의 없이 인터넷을이용하여 주주총회자료를 주주에게 제공할 수 있게 되었다. 또한 주주총회자료의 웹사이트게재도 주주총회 3주 전에 하도록 하여 종래보다 1주 빨리 제공할 수 있도록 하는 한편, 인터넷이용에 어려움이 있는 주주를 배려하여 주주의 청구가 있으면 회사는 주주총회자료를 서면으로 교부하도록 하고, 상장회사에 대해서는 동 제도의 이용을 의무화하였다. 동 제도가 시행된 후 처음 맞이하는 2023년 3월 주주총회에 관한 통계자료에 의하면, 전자제공제도의 이용률이 획기적으로 개선되었고, 주주총회자료도 법정기한보다 더 일찍 제공하는 기업도 크게 증가하였다. 이에 반해 서면교부청구는 아주 미미한 수준에 그치고 있다. 한마디로 동 제도는 성공적으로 정착하고 있다. 이에 반해 우리나라의 경우는 상장회사에서 이사와 감사를 선임할 때 특히 사외이사 등의 활동내역 등에 관한 자료에 관해서는 일본의 전자제공제도와 유사한 제도를 두고 있으나 그 범위는 매우 제한적이고, 그러면서도 전자문서에 의한 통지에는 주주의 동의를 요구하고 있다. 그 결과, 우리나라의 경우에는 주주의 동의가 있다고 하더라도 주주총회자료를 인터넷의웹사이트를 이용하여 제공하는 것에는 많은 어려움이 따른다. 일본의 전자제공제도는 주주총회자료를 회사의 인터넷 웹사이트를 통해 주주에게 제공하는 것으로서 인쇄나 우송에 따른 비용의 절약은 물론이고 대량의 정보를 저비용으로 조기에 발송할 수 있는 장점이 있다. 특히 후자의 장점은 주주 층의 중심을 이루는 기관투자자에게있어서는 의안의 분석 등에 필요한 시간의 확보라는 점에서 중요한 의미가 있다. 그뿐만 아니라 주주총회자료의 전자제공은 전자주주총회나 전자투표제도의 기능화나 효율화에 있어서도 매우 중요하므로 현재 전자주주총회의 도입을 추진하고 있고 상장회사의 대부분이 전자투표제도를 도입하고 있는 현실을 감안하면 우리나라에서도 그 도입을 적극적으로 검토할 필요가 있다고 본다.

This paper is a review of the electronic provision system for general shareholders’ meeting data introduced by Japan as a result of the revision of the company law in 2019. This system was introduced to promote constructive dialogue between shareholders and the company by providing data at the general shareholders’ meeting early. This system recognizes that data for the general shareholders’ meeting have been provided by uploading data for the general shareholders’ meeting on the website of the company’s website, and notifying shareholders in writing the address of the website. In the past, individual shareholders’ consent was required in advance to provide data on the general shareholders’ meeting to shareholders electronically, such as the Internet, but the revision allowed the company to provide data on the general shareholders’ meeting to shareholders using the Internet without the individual consent of shareholders. The website of the general shareholders’ meeting data should be uploaded three weeks before the general shareholders’ meeting so that it can be provided a week earlier than before. In consideration of shareholders who have difficulty using the Internet, the company must issue data on the general shareholders’ meeting in writing if there is a request from shareholders, and the use of the system is mandatory for listed companies. According to statistical data on the general shareholders’ meeting in March 2023, which is the first time since the system was implemented, the utilization rate of the electronic provision system has improved dramatically, and the number of companies that provide data at the general shareholders’ meeting earlier than the legal deadline has also increased significantly. On the other hand, the request for issuance in writing is limited to a very small level. In Korea, when appointing directors and auditors at listed companies, there is a system similar to that of Japan’s electronic provision system, especially with respect to data on the activities of outside directors, but its scope is very limited, and notification by electronic document requires the consent of shareholders. In Korea, it is difficult to provide data on the general shareholders’ meeting using the Internet website, even with the consent of shareholders. Japan’s electronic provision system provides general shareholders’ meeting data through the company’s Internet website, which has the advantage of saving money from printing or mailing, as well as sending large amounts of information early at low costs. The latter advantage is important for institutional investors in that it secures time for analysis of agendas. Since the electronic provision of data at the general shareholders’ meeting is very important for the functionalization of the electronic shareholders’ meeting and the efficiency of the electronic voting system, it is necessary to actively consider the introduction of a electronic provision system in Korea, considering that most of the listed companies are introducing the electronic voting system.

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